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Come riorganizzare la propria presenza email con Google
Da qualche tempo un’idea mi passava per la testa: perchè dover avere 2-3 account email sparsi nel web da consultare con Outlook, cellulare e/o varie webmail, quando se ne potrebbe avere soltanto uno? Perchè poi dover utilizzare interfacce web scomode, pesanti e altamente non ottimizzate per l’utilizzo? Perchè non utilizzare una posta elettronica veramente personale, sganciata da qualsiasi azienda, in modo che l’indirizzo potesse rimanere mio per tutto il tempo desiderato?
La soluzione era quindi un mix tra sistemi "proprietari" (per garantirmi l’utilizzo dell’email con un mio dominio personale) e sistemi "aperti", che abbiano apporti tecnologici veramente interessanti. Ma come fare nel modo meno doloroso possibile per la mia testa e per il mio tempo libero?
Dopo un lungo travaglio, scopro l’esistenza, abbastanza sottaciuta dal web (in confronto ad altri argomenti meno interessanti, praticamente non ne parla nessuno), di Google Apps. O meglio.. l’esistenza la conoscevo da tempo, ma pensavo fosse limitata ai domini registrati completamente con Google (cosa assolutamente da evitare se si vuole mantenere il controllo sulla proprietà del proprio dominio e disporre di questo nel pieno delle proprie azioni), e invece no… Google Apps permette anche l’utilizzo di domini registrati altrove e, anzi, fornisce anche comode guide per effettuare il setup degli account con i principali registrars esistenti sul web.
Ed ecco quindi che nel giro di 5 minuti registro il mio cognome su Godaddy.com, registrar che utilizzo da quasi un decennio, per ben 9 dollari, apro un account su Google Apps nel giro di altri 5 minuti ed inizio il fatidico setup.
Come prima cosa ho dovuto verificare la reale proprietà del dominio, creando un record Cname presso Godaddy. Una volta effettuato questo passaggio, è toccato al leggermente più lungo momento della configurazione dei Dns per effettuare il redirect di tutta la mail su Google (la piattaforma di gestione è chiaramente gmail). Niente di complesso, su Google Apps era presente anche una guida passo passo interamente in italiano.
Risultato? Nel giro di 30 minuti ho avuto tutto funzionante, ed ora ho la mia bell’email nome@cognome.com, questa scarica in automatico da 3 miei account di posta elettronica tutta l’email, la prelevo direttamente da Outlook tramite pop3 e da cellulare tramite protocollo Imap e ho un archivio disponibile da più di 6Gb, in crescita come Gmail.
Che pensare? Al di là dei dettagli tecnici, penso di aver fatto la giusta scelta: ho la piena proprietà del dominio e se un giorno Google decidesse di cessare questo servizio (o io lo volessi cambiare) nel giro di poche ore potrei re-indirizzare tutta la mia gestione su un altro sistema con poche perdite di dati, posso utilizzare l’ottima piattaforma anti-spam di Google e tutto il suo bagaglio web in modo del tutto gratuito e, soprattutto, mi sono evitato gran parte dei mal di testa che si hanno quando si utilizzano sistemi hosting per l’email. Per i più volenterosi, poi, è possibile pensare ad un sistema mail per tutta la famiglia, visto che Google permette fino a 100 account all’interno del vostro dominio web.
Per finire indico comunque che Google Apps non ha solo il servizio email, ma presenta al suo interno anche altri tipi di servizi, come la gestione del calendario, dei documenti, la creazione di siti internet…
P.S.: Ammetto di aver messo da parte in quest’occasione l’eterno dilemma sulla privacy’s policy di Google.
Xobni: Outlook all’ennesima potenza
Ok ok… questa era una piccola chicca che mi tenevo da diversi mesi, però ora penso sia arrivato il momento di svelarla, nonostante questa applicazione sia ancora in beta.
Xobni è un plugin molto utile per Outlook (anche 2007) che va a coprire alcune delle lacune che questo software ha.
In primis offre una ricerca all’interno dell’archivio email molto più veloce di quella base. Ammetto che già questo basterebbe a rendere questa applicazione molto utile, visto che Outlook non ha mai brillato in velocità di ricerca (non che altri software siano da meno… Mozilla Thunderbird mi è sempre sembrato ancora più lento…)
In realtà Xobni offre un’interessante sidebar che va a completare la suite classica di Outlook, inserendone all’interno varie informazioni utili mentre si procede con la lettura dei propri messaggi email. Innanzitutto va ad estrarre statistiche ed informazioni utili dal profilo utente memorizzato in rubrica (oppure tenta di estrarle dal messaggio stesso), poi offre un riepilogo della conversazione che si è avuta fino a quel momento con quel preciso contatto… addirittura va ad estrarre e visualizzare la lista degli ultimi file ricevuti dallo stesso, in modo da avere sempre a disposizione i file che sono stati inviati dallo stesso nel corso dei precedenti messaggi.
Per finire, Xobni si integra alla perfezione con il proprio calendar e permette di pianificare con un singolo click i propri appuntamenti: verrà inviato un messaggio precompilato al destinatario dell’appuntamento fornendo un riepilogo dei momenti in cui si è liberi nei giorni seguenti. Questa parte, molto utile, sembra essere completamente personalizzabile, anche se non ho avuto mai tempo/voglia/necessità di testarla appieno…
Xobni è attualmente in beta testing, ma è possibile il download a questo indirizzo. Sono pianificate release anche per altri sistemi, anche se attualmente non si hanno informazioni a riguardo.
Per chi non avesse capito niente dalla mia logorroica descrizione,ma volesse passare subito ai fatti, può dare un’occhiata al video promozionale:
Organizzare un incontro in stile 2.0
Siamo a fine Maggio, inizio Giugno. Tempo di cene di chiusura stagionale, di incontri per vacanze e chissà che altro… Il sottoscritto, come altri che sono soliti ad avere un certo ruolo, sa bene quanto sia frustrante organizzare anche una banale cena e mettere d’accordo 5-10-15-20 persone. Il processo è semplice… ci si arma della rubrica, si prendono i nomi dei potenziali partecipanti e poi li si contatta nei modi più disparati (email, msn, telefonate, sms…). Ogni contatto richiede un tempo medio di 5 minuti per convincere, spiegare i dettagli e trovare un range di date ottimale per il chiamato. Se di per sè il processo è veramente “stupido”, il tempo che si spende per organizzare un semplice incontro è enorme e le energie che potrebbero essere dedicate a cose “più profittevoli”, vengono semplicemente buttate nella spazzatura.
Il GTDer che sta nascendo in me, vuole evitare anche questa perdita di tempo e, così, ha trovato un’ottima soluzione nel sito web Doodle. Questo servizio si preoccuperà, dopo aver impostato qualche parametro, di contattare via email le persone indicate, di far settare loro le possibili date per lo svolgimento dell’incontro e, alla fine, di trarne le dovute conclusioni per identificare la tanto sospirata data finale. Non sono richieste complicate registrazioni, il sito internet è completamente in italiano ed è sviluppato proprio come piace a me: essenziale con poca grafica e pochi fronzoli.
Il vantaggio, oltre al tempo in meno sprecato per la raccolta delle informazioni, è senza dubbio uno ed uno solo: mettere davanti alle persone le date e far esprimere loro su quelle date e basta. Essendo un “computer” (per di più svizzero), non può accettare risposte evasive tipiche di alcune persone, solite a rimandare a posteriori qualsiasi tipo di impegno (forse perchè non ne sono veramente interessati…)
Per chi volesse avere maggiori informazioni, visiti la guida online di Doodle.
Soluzioni per lo spam di vario tipo
Torno a parlare ancora una volta di spam email e dei metodi che un utente “comune” può utilizzare per difendersi dall’invio a pioggia (!!!) di email pubblicitarie.
Lo spam viene inviato, nella maggior parte dei casi, ad indirizzi email che sono pubblicati sul web. Esistono, infatti, automatismi ben collaudati che consentono agli spammer di collezionare migliaia di indirizzi email semplicemente navigando sul web. Lo scopo degli spammer è, infatti, avere una lista di indirizzi email il più possibile grande per amplificare la propria opera “pubblicitaria” (se di pubblicità si può parlare). Ovviamente questi meccanismi sono “stupidi” e quindi possono, con un pò di attenzione, essere aggirati.
Vediamo come…
1) Il primo metodo è quello segnalato qualche giorno fa, e cioè quello di utilizzare degli indirizzi email temporanei. Non richiedono registrazione e sono di facile utilizzo, ma, come ho già spiegato, hanno lo svantaggio di essere completamente pubblici: basta sapere il nome dell’email per leggere anche tutta la posta inviata a quell’indirizzo.
2) Contactify: invece di pubblicare un indirizzo email su un sito internet con tutti gli svantaggi del caso (in termini di spam), Contactify può darvi, in un paio di minuti, un link dedicato verso una form di contatto protetta con un sistema captcha. In questo modo potrete pubblicare il link a Contactify, farvi contattare tramite la compilazione del form e ricevere la vostra email direttamente nella vostra casella email, senza alcuna paura di spam. Utile per chi non ha le competenze tecniche o la possibilità software, ma vuole implementare un sistema captcha per la protezione del proprio indirizzo email.
3) Create un’immagine con il vostro indirizzo email: in questo modo eviterete la possibilità per un spammer di acquisire il vostro indirizzo email in modo automatico, ma permetterete a degli utenti “umani” di leggerlo e farvi inviare, manualmente, delle email.
4) +: alcuni provider (tra cui GMail) mettono a disposizione dei propri utenti la possibilità di ricevere email da indirizzi alternativi creati con il +. In poche parole, se il vostro indirizzo email fosse pipponzo@gmail.com, potrete farvi recapitare le email ad un indirizzo del tipo pipponzo+prova@gmail.com o pipponzo+spam@gmail.com (potete scrivere quello che volete dopo il +, ma potreste essere limitati ad usare parole di non più di 6 caratteri). In questo modo, se un particolare indirizzo “+” diventasse il bersaglio di email non desiderate, vi basterà creare un filtro per liberarvi dagli invii non desiderati.
Questi sono solo alcuni metodi per permettervi di gestire al meglio il “carico spam” della vostra email. Ma, naturalmente, ne esistono tanti altri e possono essere lasciati alla vostra più fervida fantasia.
Email temporanee: la soluzione (parziale) per lo spam
Le email temporanee sono la giusta soluzione per chi vuole liberarsi, parzialmente, dello spam che affligge costantemente la propria email “principale”. Il funzionamento è semplice: i servizi di questo tipo vi offrono un indirizzo email “virtuale” su cui far recapitare qualche messaggio di posta. Questo indirizzo verrà poi cancellato assieme alla posta contenente dopo pochi minuti, e cioè dopo il tempo strettamente necessario per permettervi una lettura di quell’email.
Spesso capita che alcuni siti internet richiedano la registrazione e, per completarla, vogliano avere un indirizzo email per accertarsi della vostra identità. Questi servizi vengono così in vostro soccorso per permettervi di registrarvi al sito senza incorrere in brutte vicende di email non richieste o di spam. Ricordatevi, però, che questi indirizzi sono sempre accessibili a tutti, e quindi è SCONSIGLIATO l’uso di qualsiasi tipo per servizi “personali”.
Ne esistono decine su internet, ma qui ne riproporrò alcuni, completi di una breve recensione:
- Mailinator: ottimo servizio, che vi permetterà di inventarvi un’email con dominio @mailinator.com (come pippo@mailinator.com), usarla e solo dopo andare a verificare la presenza di messaggi nella casella inserendo semplicemente l’indirizzo che vi siete inventati (pippo)
- Dodgeit: il servizio sembra spartano, ma è di ottima qualità. Anche in questo caso, non dovrete far altro che inventarvi un indirizzo email per l’occasione e poi andar a verificare la casella email inserendo il nome di vostra invenzione.
- Tempinbox: stesso funzionamento dei servizi precedenti, con l’unica aggiunta della possibilità di avere un feed rss dell’email. Questo vi permetterà di controllare l’email anche per lunghi periodi attraverso il vostro lettore rss
- Guerrillamail: fornisce un indirizzo email da usare per 15 minuti. Non potete scegliervi il vostro indirizzo email, perchè vi verrà fornito dal sistema in automatico. Utile perchè, a differenza dei precedenti, l’indirizzo email sparisce senza tralasciare traccia e le email ricevute vengono cancellate definitivamente.
- Tempomail: la caratteristica di questo servizio francese è quella di integrarsi alla perfezione con Firefox tramite un plugin sviluppato ad hoc e di permettervi di avere sempre a disposizione un indirizzo email temporaneo da usare nei riempimento dei moduli web.
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